مسؤول علاقات الضيوف

المهام والمسؤوليات

• إدارة الاستقبال ومكتب الاستقبال

• استقبال الزوار والوفود وكبار الشخصيات والموظفين بأسلوب ودود ومهني ومراعٍ للخصوصية الثقافية.

• إدارة مكتب الاستقبال، والرد على المكالمات الواردة وتوجيهها، والإجابة على الاستفسارات العامة شخصيًا وعبر الهاتف والبريد الإلكتروني.

• إدارة نظام إدارة الزوار، وإصدار بطاقات تعريف الزوار، وتنسيق إشعارات المضيفين.

• إدارة

• إدارة عمليات البريد السريع والبريد العادي والشحنات الواردة والصادرة.

• إدارة مخزون اللوازم المكتبية وتنسيق طلبات الشراء.

• إعداد المراسلات والمذكرات والرسائل والتقارير الأساسية حسب الحاجة.

• دعم إجراءات استقبال الموظفين الجدد، بما في ذلك تجهيز حقائب الترحيب وإعداد المكاتب وبطاقات الدخول، بالتنسيق مع قسم الموارد البشرية.

• المساعدة في إعداد ومتابعة طلبات الشراء والفواتير ووثائق الميزانية الأساسية المتعلقة بخدمات الضيوف.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة الضيافة، أو العلاقات العامة، أو مجال ذي صلة.

شروط التقديم والمؤهلات

• ضمان أن تكون مناطق الاستقبال والردهة مرتبة ومنظمة ومتوافقة مع معايير العلامة التجارية لمؤسسة دبي للأفلام.

• التواصل مع فرق الأمن والمرافق فيما يتعلق بالتحكم في الدخول وبروتوكولات الزوار.

• تقديم الدعم الإداري اليومي لفريق علاقات الضيوف والإدارات الأخرى حسب الحاجة.

• دعم حجوزات قاعات الاجتماعات، وتنسيق الجداول الزمنية، وترتيبات الضيافة للاجتماعات الداخلية والخارجية.

• الحفاظ على دقة السجلات الورقية والرقمية وأنظمة الملفات بما يتماشى مع ممارسات ضبط الوثائق.

• العمل كحلقة وصل بين الأقسام لضمان سلاسة العمليات اليومية المتعلقة بتجربة الضيوف وخدمات المكتب.

• التنسيق مع الموردين، بما في ذلك شركات تقديم الطعام والقرطاسية والصيانة والنقل، ومراقبة جودة الخدمة.

• تنسيق ترتيبات السفر والإقامة للضيوف والوفود والمسؤولين الزائرين عند الحاجة.

• المساعدة في تخطيط وتنفيذ الفعاليات الداخلية والخارجية، بما في ذلك الزيارات الحكومية والمنتديات وورش العمل وأنشطة التواصل مع الموظفين.

• تنسيق الخدمات اللوجستية للفعاليات، بما في ذلك تجهيز المكان واللافتات وترتيبات الجلوس وخدمات الطعام وقوائم المدعوين.

• التواصل مع الفرق الداخلية، بما في ذلك فرق التسويق والبروتوكول والأمن وتقنية المعلومات، بالإضافة إلى الموردين الخارجيين، لضمان سير الفعاليات بسلاسة.

• تقديم الدعم الميداني أثناء الفعاليات، بما في ذلك تسجيل الضيوف والضيافة.

• دعم أنشطة ما بعد الفعاليات، بما في ذلك جمع الملاحظات وتسوية مستحقات الموردين وإعداد التقارير.

• لا يشترط وجود خبرة سابقة، ولكن ستُعطى الأفضلية للمرشحين ذوي الخبرة في التدريب الداخلي أو العمل بدوام جزئي أو التطوع في مجال خدمة العملاء أو تنظيم الفعاليات أو الإدارة.

تعلن مؤسسة دبي للمستقبل عن وظيفة مسؤول علاقات الضيوف وذلك بالشروط الاتية.

الرئيسية

تنسيق

دعم الفعاليات

ما تقدمه مؤسسة دبي للمستقبل

توفر مؤسسة DFF بيئة ديناميكية وهادفة تركز على تحقيق الأهداف، وتقدر التعاون والتميز والتأثير القابل للقياس.

ستعمل جنباً إلى جنب مع فرق متعددة التخصصات شغوفة بالتنفيذ والابتكار ومستقبل دبي

يوفر هذا الدور تحديات متنوعة، وفرصاً للتفاعل على أعلى المستويات، وإمكانية المساهمة بشكل مباشر في تهيئة دبي للمستقبل.

تستثمر مؤسسة DFF في موظفيها من خلال التعلم المنظم والتوجيه والتعرف على القيادة العليا وأصحاب المصلحة الحكوميين، مما يوفر لأعضاء الفريق فرصة حقيقية لتطوير مهاراتهم وتحمل مسؤولية أكبر بمرور الوقت.

وصف المهارات

نشجع الخريجين الجدد على التقديم

يوفر هذا المنصب فرصة ممتازة للانضمام إلى مؤسسة DFF، مع توفير الإرشاد والتوجيه اللازمين لدعم النمو الوظيفي والتوسع في مجالات الخدمات المؤسسية أو التنسيقية مع مرور الوقت.